İmza Sirküleri Nedir, Nasıl Alınır?

Ticari ve resmi işlemlerle ilgili süreçlerin çoğunda imza sirkülerine ihtiyaç duyulur. Şirket yetkililerinin imzalarının bulunduğu bu belge, ticari hayatta sıkça karşımıza çıkar. Önemli işlemlerin yapılmasını sağlayan bir belge olduğu için imza sirkülerinin kullanım alanları ve kullanım amacı gibi konularda bilgi sahibi olmakta fayda vardır. Bu doğrultuda “İmza sirküsü nedir, ne için kullanılır ve imza sirküleri kaç TL’dir?” gibi soruları cevapladığımız rehberimize göz atabilirsiniz.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri, bir şirketin yetkililerini ve bu kişilerin yetki kapsamlarını gösteren resmi belgedir. Noter onaylı bir şekilde hazırlanan bu belgede yetkililerin imzaları da yer alır. Böylece hangi imzanın hangi işlem için yetkili olduğu resmi olarak belgelenmiş olur. Yetkili kişilerin ticari ve resmi faaliyetlerde imza sorumluluğuna sahip olabilmesi için bu belgeleri ibraz etmeleri gerekir.

Bu belge imza sirküsü olarak da bilinir, fakat bu yanlış bir kavramdır. Yanlış anlaşılmanın önlenmesi adına “İmza sirküleri ne demek?” sorusunu da cevaplayalım. Bu kavram, Türkçede “genelge” anlamına gelen Fransızca “circulaire” kelimesinin Türkçeleştirilmiş halidir. Yani sirküler çoğul bir kelime olmadığı için imza sirküleri yerine imza sirküsü demek yanlıştır.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirküleri, notere başvurulup gerekli belgelerin ibraz edilmesinin ardından ücreti ödenerek alınabilir. Bu belge şirket içinde hazırlanabilen bir belge değildir. Dolayısıyla imza sirküleri almak için bazı adımları tamamlamak gerekir. Şimdi; imza sirküleri başvuru yeri, gerekli belgeler ve ücretler konularına bakalım.

İmza Sirküleri Nereden Alınır?

İmza sirküleri noterden alınır. Sirkülerde adı olacak yetkililerin ve bu yetkiyi verecek kişilerin notere gitmesi yeterlidir. En yakın noter huzurunda hazırlanan imza sirkülerinin içeriği de yine verilecek yetkilere göre belirlenip notere bildirilir. Noter de ihtiyaçlar doğrultusunda bir noter nüshası, bir de şirket nüshası hazırlayarak belgeyi onaylar. Noter dışında bir yerden imza sirküleri almak mümkün değildir.

Noterden İmza Sirküleri Almak İçin Gerekli Belgeler

İmza sirküleri için gerekli evrak listesi şu şekildedir:

• Sirkülere yetkili olarak kaydedilecek kişinin kimliği ve kimlik fotokopisi
• Şirketin Ticaret Sicil Gazetesi
• Şirketin vergi levhası
• İmza örnekleri (Noter huzurunda alınır.)

İmza Sirküleri Ücretleri Nelerdir?

İmza sirküleri ücretleri belgenin içeriğine göre değişir. Ayrıca hemen her yıl bu ücretlerde güncelleme yapılır. Noterlik ücretleri; belgenin uzunluğu, sayfa adedi, imza ücreti gibi çeşitli kalemler üzerinden hesaplanır. İmza sirküleri noter ücreti de bu şekilde hesaplanırken hesaplama sürecinde Resmî Gazete’de yayımlanıp Adalet Bakanlığının web sitesinden ilan edilen Noterlik Ücret Tarifesi kullanılır.

İmza Sirküleri Kime Verilir?

İmza sirküleri, şirket tarafından belirli işler için yetkilendirilen kişilere verilir. Bu kişiler çoğunlukla şirketin yöneticilik seviyesindeki çalışanlarıdır. Yöneticilerin belirli konularda imza yetkisine sahip olabilmeleri için şirket tarafından imza sirküleri düzenlenebilir. Ayrıca iş özelinde veya dönemsel sürelerle bazı çalışanlara da imza sirküleri verilebilir.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri belgesi, imza yetkisi bulunan kişileri resmi olarak belirlemeye yarar. Aynı zamanda bu kişilerin yetki kapsamları da imza sirküleri ile belirlenir. Belgenin bir diğer işlevi de gerçek imzaları göstermektir. İmza sirkülerinin kullanım amaçlarını şöyle sıralayabiliriz:

• Tüzel kişiliklere ait imzaları resmi olarak göstermek
• Şirket adına yetkili kişileri belirlemek
• Yetkili kişilerin imzalarını belgelendirmek
• Şirket yetkililerinin yetki, sorumluluk ve görev sınırlarını çizmek
• Resmi işlemlerde kullanılacak imzaların geçerliliğini sağlamak
• Şirket belgelerine atılan imzaların doğruluğunu kontrol etmek
• Yasal işlemlerin güvenli bir şekilde tamamlanmasını sağlamak

İmza Sirküleri Geçerlilik Süresi Nedir?

İmza sirküleri geçerlilik süresi 3 yıldır. Yani bir imza sirküleri hazırlandığı tarihten itibaren 3 yıl geçerlidir ve bu süre dolduğunda yenilenmesi gerekir. Ayrıca sirküler hazırlanırken daha kısa bir süre de belirlenebilir. Bu belgenin yenilenmesini gerektiren farklı durumlar da olabileceği için 3 yıl dolmadan yeniden hazırlanması da mümkündür. Örneğin yetkililerin veya yetki sınırlarının değişmesi gibi durumlarda yeniden imza sirküleri alınması gerekir.

İmza Sirküleri Süresiz Olur mu?

Süresiz imza sirküleri almak mümkün değildir. Noter tarafından düzenlenen belgelerde yasal mevzuatlarla belirlenen sınırlar geçerli olduğu için ihtiyaç kapsamında veya ek ücret uygulamasıyla imza sirkülerinin süresi uzatılamaz. 3 yıldan uzun süreli imza sirküleri düzenlenemez.

E-İmza ve İmza Sirküleri İlişkisi

Ticari ve resmi faaliyetlerdeki imzalama süreçleri ile ilgili karşımıza çıkan ve imza sirküleri ile ilişkili bir diğer konu da elektronik imzadır. E-imza, belgelerin dijital ortamda yasal geçerliliği olacak şekilde imzalanmasına yarayan bir teknolojidir. Yasal geçerliliği ve bazı süreçler için kullanım zorunluluğu da vardır. İmza sirküleri ile ilişkisi ise benzer işlevler görmeleridir.

E-imza almak için başvuru yapıldığında imza sirküleri de talep edilir. Çünkü e-imza ile sözleşmelere imza atmak, belgelere onay vermek gibi işlemler yapılır. Bu işlemleri yapabilecek kişilerin isimlerinin de imza sirkülerinde bulunması gerekir. Yani imza sirkülerinde adı geçen bir yetkili, e-imza ile de imza yetkilerini kullanabilir.

İmza Beyannamesi ile İmza Sirküleri Farkları

İmza beyannamesi ile imza sirküleri sıkça birbirine karıştırılan belgelerdir. Bu iki belge birbirinden farklıdır. Tek ortak noktaları imzaların doğruluğunu ve gerçekliğini göstermeleridir. En büyük farkları ise beyannamenin kişisel, sirkülerin ise kurumsal olmasıdır. Aralarındaki farkları şu şekilde gösterebiliriz:

İmza sirküleri ve imza beyannamesi ile ilgili bir başka detay da beyannamenin şirket kurmadan önce, sirkülerin ise mevcut bir şirket varken hazırlanabiliyor olmasıdır. Kişinin kimlik belgeleri ile imzasının resmi olarak eşleştirilmesini sağlayan imza beyannamesine şirket kurarken ihtiyaç duyulur. Şirket kuruluşu sırasında ihtiyaç duyabileceğiniz diğer detaylar için de “Şirket Kurarken Dikkat Etmeniz Gereken 10 Detay” başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.